00:00:00: Wenn du deinen Verein digitaler, effektiver und zukunftssicherer aufbauen möchtest dann fragst du dich wahrscheinlich oft.

00:00:05: Wo fange ich eigentlich an?

00:00:07: Welche Software brauche ich zuerst?

00:00:08: Und wie nehme ich meine Big Dear auf diesen Weg?

00:00:11: denn schließe ich mit!

00:00:13: Wir bringen heute Licht in den Digitalisierungs-Dschungel.

00:00:15: wir zeigen dir eine Schritt für Schritt Anleitung wie Du die richtige Software in der passenden Reihenfolge priorisiert und erfolgreich IN deinem Verein einführst.

00:00:24: Und damit herzlich willkommen im Verein.

00:00:26: Strategen Podcast, dein Podcast für neue Impulse in der Vereinsarbeit.

00:00:31: Wie gewohnt am Mikrofon sind deine beiden Hosts Martin und Pascal!

00:00:35: Wir präsentieren dir hier Ideen aus der Vereinstwelt um deinen Verein fit für die Zukunft zu machen und helfen dir dabei ein echter Fall Einstrategie zu werden.

00:00:44: Wenn du dem Podcast zufällig zum ersten Mal hörst dann abonniere ihn gerne genau jetzt.

00:00:50: er weiß ob wir uns sonst ansonsten nochmal wieder hören würden.

00:00:53: Genau, das ist ein wichtiger Hinweis und wir haben uns natürlich für diese Episode was schönes ausgedacht.

00:00:58: Wir widmen uns heute dem absoluten Mammo-Thema des Vereins, dass wir in diversen Facetten schon im Podcast als Thema hatten aber das uns alle beschäftigt die erfolgreiche Digitalisierung.

00:01:09: Passt gerade.

00:01:10: ich glaube wir kennen beide das Problem.

00:01:12: es gibt da draußen gefühlt eine Million Digitale Tours und der Dschungel an Softwarelösungen ist wahnsinnig groß und einfach schwer durchdringbar.

00:01:19: wenn Vereine anfangen zu digitalisieren endet das oft.

00:01:22: Ja, ihr wisst es schon.

00:01:23: Chaos!

00:01:24: Jeder bringt eine Idee von der Arbeit mit und plötzlich haben wir fünf verschiedene Programme die nicht so einander kommunizieren oder eigentlich weiß keiner wie man sie bedient.

00:01:33: Das ist leider absolut richtig Martin ich kenn's zu genüge.

00:01:36: das ist das klassische Effizienzdilemma über dass wir auch schon vor einigen Jahren mit unserem Gast Krieger Dämmer gesprochen haben.

00:01:43: Und wenn du für jedes Problem den neuen Software anschaffst, hier nehmt die Verwaltung da ein Tool für eine Buchhaltung.

00:01:50: Da noch mal einen Ticket Shop und hier Kursbelegungen und diese Insellösungen, die harmonieren nicht dann kehrt sich der Effizienzgewinn dem man sie eigentlich wünscht irgendwann komplett um.

00:02:02: Weil du dann nämlich die Daten händisch von A nach B übertragen musst, die Programme nicht miteinander sprechen und harmonieren und am Ende bist du frustriert!

00:02:11: Und genau das wollen wir heute verhindern.

00:02:13: Wir wollen dir eine kleine Anleitung an die Hand geben, in welcher Reihenfolge du vorgehen kannst damit die Digitalisierung eben nicht zum Frusterlebnis wird.

00:02:23: und damit lasst uns direkt mit dem ersten Schritt starten!

00:02:25: Wir müssen erstmal analysieren was ist denn der Stadtscore?

00:02:28: Und wir müssen nach dem Kümmerer suchen Denn Digitalisierung scheitert jetzt nie an den Ideen oder fast nie zumindest, sondern vor allem an der Umsetzung.

00:02:36: Du brauchst also jemandem im Verein, der sich darum kümmern möchte, sich also den Hut aufsetzen.

00:02:41: Am besten einer Art Vorstandsmitglied mit Digitalisierung oder so ein Projektleiter, der das Thema halt vornimmt und sich dem annimmt oder das Projekt auch treiben möchte.

00:02:53: Denn wenn sich niemand kümmert ja dann kennst du das Resultat wahrscheinlich schon?

00:02:57: Dann versichere das Projekt wieder einem Sand.

00:02:59: Das wurde viel gesprochen Es ist nichts passiert.

00:03:02: Und das ist richtig, also es braucht immer eine gewisse Zuständigkeit und wenn wir diesen Menschen haben der sich ihm kümmert dann darf er oder sie nicht den Fehler machen und einfach blind drauflos digitalisieren weil man dafür ja nicht nur digitalisierend um die Digitalisierung will sondern man muss das Ganze mit ein bisschen Köpfchen angehen.

00:03:22: und der erste praktische Schritt ist schaut euch an wo im Verein die meiste Zeit rein fiest identifiziert also eure größten Zeitfresser und das wo ihr wirklich sparen könnt.

00:03:35: Und da bin ich wieder bei dem Interview mit Gregor Dämmer, der hat uns am Beispiel eines Geschäftsstellen Leiters in der Episode dreiundfünfzig, also wenn du reinhören möchtest höre dir gerne an erzählt dass er zum beispiel hier neunzig Minuten damit verbringt die Sportplatz Belegungen Excel farbig zu markieren screenshots zu machen und in die Übungsleiter WhatsApp Gruppen zu schicken.

00:03:58: So war es absolut ineffizient und der perfekte Ansatzpunkt für den Start, weil diese neunzig Minuten kriegst du definitiv runter.

00:04:06: Ja da sind wir dann beim zweiten Schritt schon angekommen.

00:04:08: also wir brauchen Anforderungsprofiere und die Ziele entsprechen.

00:04:13: wenn Du weißt wo die Schmerzen liegen musst du klären wer ihr als Verein überhaupt seid um wohin Ihr denn eigentlich wollt.

00:04:20: unser Gast Matthias Tausch hat in der Folge fünfundneinzig zum Beispiel das Super auf einen Punkt gebracht.

00:04:25: Ein Rehersport-Verein mit älteren Mitgliedern braucht vielleicht keinen rein digitalen Aufnahmeantrag, wenn die Zielgruppe sich mit Smartphones echt schwer tut.

00:04:33: Bist du aber ein Mehrsportenverein?

00:04:34: Mit vielen Kindern und Familien ist ein digitaler Antrag natürlich an der Stelle definitiv gold wert weil Eltern nicht fünf Papierformulare für sie selbst und ihre drei Kinder vielleicht ausführen wollen sondern einfach sagen war das einfach und unkompliziert?

00:04:47: endlich mal was mich entlastet hat.

00:04:49: Das heißt also bevor ihr neues Software sucht setzt euch mal zusammen Das heißt nicht nur die Person, die die Mitgliederverwaltung macht sondern vielleicht auch der Pressewart oder der Kassenprüfer und schreibt euch eine Liste mit den Anforderungen.

00:05:02: Weil... Nicht jeder hat die gleichen!

00:05:05: Und die teilt ihr am Ende dann in Muss-und Kann-Kriterien auf.

00:05:10: Was darf also auf keinen Fall fehlen?

00:05:12: Und was ist mehr so ein Nice to have?

00:05:15: Denkt dabei gerne langfristig denn so ne Vereinssoftware, die wechselt man ebenso schnell wie nen Handyvertrag alle zwei Jahre Weil die Datenmigration am Ende schon aufwändig ist.

00:05:26: Ihr wollt also mit der Lösung, die ihr aussucht erstmal ein paar Jahre arbeiten müssen und habt dann die Zeit herauszufinden was sie wiederum schlecht kann damit dir die Anforderungen fürs nächste Mal gut definieren könnt.

00:05:38: Hoffen wir mal dass es nicht zu schlecht wird.

00:05:40: aber ja so sieht's erst einmal aus.

00:05:42: und wenn ihr dieses Anforderungsprofit geschrieben habt dann kommen wir auch zum dritten Schritt.

00:05:46: Und das ist für mich so ein bisschen das absolute Herzstück der Vereinsdigitalisierung Die zentrale Vereins- und Mitgliederssoftware.

00:05:53: Wenn du mich fragst, in welcher Reihenfolger man tut es einfach so, dann steht das für mich immer an erster Stelle.

00:05:59: Eine gute cloud-basierte Software?

00:06:01: In diesem Bereich ist das absolute Fundament eines jeden Vereins!

00:06:05: Absolut, da stimme ich zu.

00:06:06: also wenn du noch keine vernünftige Mitgliederverwaltungssoftware hast, dann solltest du darüber nachdenken ganz dringend dir das anzuschaffen.

00:06:15: und warum das aktuell auch vor allem extrem dringlich ist liegt auch an einer Gesetzesänderung Weil seit dem ersten Januar, twenty-fünfundzwanzig hast du bestimmt schon gehört gibt es die E-Rechnungspflicht.

00:06:29: Das heißt Vereine und auch Vereine müssen bereits in der Lage sein elektronische Rechnungen in einem strukturierten maschinenlesbaren XML Format zu empfangen – noch nur zu empfachen.

00:06:42: das mit dem Schreiben kommt später!

00:06:45: Aber für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, den Zweckbetrieb Verwaltung müsst ihr eben mittelfristig auch Rechnungen erstellen können.

00:06:55: Und das geht dann nicht mehr mit Word und PDF, weil dafür braucht ihr dann zwingend eine moderne Buchhaltungssoftware.

00:07:02: Eine gute Vereinssoftware die Mitgliederverwaltung und Buchhaltung möglicherweise schon vereint ist hier eben eine gute Lösung, weil ihr dann eben viele manuelle Schnittstellen direkt vermeidet und da auf der sicheren Seite seid sowohl rechtlich als auch vom digitalen Prozess.

00:07:18: Ihr spart also Zeit und Nerven!

00:07:21: Ja...und jetzt höre ich schon wieder euch laut aufstellen und singe es.

00:07:24: Oh, jetzt erzählen die das wieder.

00:07:26: Jetzt fragt ihr euch natürlich ja Zuhörer auch okay wo finde ich jetzt diese Software?

00:07:30: Es gibt viele Anbieter empfehlt doch mal was.

00:07:33: Da sagen wir immer, nee machen wir eher nicht.

00:07:37: Er sagt, ihr nehmt uns aus der Verantwortung raus.

00:07:39: Stimmt auch nicht ganz!

00:07:40: Wir sagen immer es kommt halt drauf an.

00:07:42: aber wir haben da trotzdem einen super Tipp für euch den wir euch auch in erfolge mal ausführlich besprochen haben.

00:07:46: Schaut euch mal das LSB-Vergleichsportal an und der Adresse www.lsb-vergleichsportal.de haben die Landessprückbünde aus Niedersachsen und NRW eine Plattform geschaffen, wo ihr den Dschungel an Anbietern mal durchfüttern könnt.

00:07:58: Ihr könnt da zum Beispiel genau eure festgelegten Muskriterien eingeben also etwa so was wie ein Online-Mitgliedsantrag muss vorhanden sein Laschschrift Einzug sollte die Software können oder auch ne Newsletterfunktion wäre nett Und dann seht ihr sofort, welche Anbieter zu wieviel Prozent in euren genauen Vorgaben entsprechen.

00:08:15: Das spart euch erstmal enorm viel Recherchezeit weil ihr einfach gewisse Sachen gleich ausschließen könnt und müsst halt nicht mehr diese zehn Programme anschauen und selber testen sondern halt nur noch zum Beispiel drei.

00:08:25: Den Link zu diesem Portal findet ihr natürlich unten in den Shownutz!

00:08:39: Die gibt es nicht, vor allem nicht für kleine Vereine.

00:08:43: Also sorry aber ihr müsst irgendwann Geld in die Hand nehmen und ihr müsst auch Kompromisse eingehen.

00:08:49: heißt aber auch wählt die Software die eure Kernprozesse zum Beispiel wie den Beitragseinzug das Rechnungsmanagement Mitgliederpflege am besten und am Besten auch möglichst automatisiert abbildet.

00:09:05: Wenn Mitglieder ihre Stammdaten über ein eigenes Locken zum Beispiel sehr beändern können, dann fallen bei euch eben ganz viele manuelle Handgriffe weg.

00:09:14: Ihr müsst die Leute auch überantwüttern und trainieren das ihr das tun sonst bringt euch das auch nix.

00:09:20: Das ist eigentlich der perfekte Übergang zum vierten Schritt.

00:09:22: Die Infrastruktur und das Budget sollen ja immer im Verein geschont werden.

00:09:26: Grundsätzlich die Digitalisierung kostet natürlich erstmal Geld Und das haben wir ja immer nicht und gerade Vereine arbeiten da halt wirklich auf deiner Grenze.

00:09:35: Wir haben Podcast aber schon einen absoluten Sporthip natürlich besprochen, das IT-Portal.

00:09:41: Stifter helfen!

00:09:42: Das ist ein gemeinnütziges Portal wo ihr als anerkanter Gemeinnützer der Verein Software und sogar Hardware zu einem Bruchteil des Originalpreises erwerben könnt.

00:09:50: Das ist auf jeden Fall genial, wird von uns auch immer wieder gerne empfohlen.

00:09:55: Dort erhalt ihr zum Beispiel Microsoft threehundsechzig mit MS Teams, Excel, Word, Cloudspeicher und so weiter für sehr geringe Verwaltungskosten im Vergleich zu den normalen Business-Lizenzen weil Microsoft ja da nicht mehr kostenfrei ist.

00:10:11: Ihr könnt dort aber auch Grafikprogramme wie zum Beispiel Photoshop bekommen für euren Pressewart falls ihr nicht eh schon alles mit KI macht.

00:10:20: Also wer von euch zum Beispiel die Vereinsdaten noch lokal auf seinem privaten Rechner liegen hat, was Datenschutzrechtlich ohnehin ein Albtraum ist.

00:10:28: Man stellt sich mal für dieser Rechna geht irgendwann kaputt und das Ganze ist weg.

00:10:32: Da gibt es dann eben auch günstige und datenschutzkonforme Cloud-Lösungen, die ihr bekommen könnt.

00:10:39: Und wenn es mal am Endgerät mangelt, dann bekommt ihr auch dort generalüberholte Laptops.

00:10:43: Also meistens keine Neuware sondern refurbished Ware für so um die dreihundert Euro.

00:10:49: logischerweise Preise ändern sich aber die können dann für die Vereinsverwaltung auch schon völlig ausreichen.

00:10:55: Auch hier aber der Hinweis man sollte darauf achten bei allem Sparzwang dass das Gerät auch eine gewisse Zukunftssicherheit hat.

00:11:03: was auch immer das für euch heißt, ist logischerweise euren Anforderungen geschuldet.

00:11:07: Aber bei Hardware gilt leider meistens der Spruch kaufst du günstig, kaufest du doppelt.

00:11:12: es lohnt sich also manchmal auch an die Schmerzgrenze der Vereinskasse zu gehen und etwas höherpreisig einzukaufen weil spätestens wenn du nicht mehr alle zwei Jahre über den total lahmen Laptop fluchst dann wirst du uns für diesen Tipp danken!

00:11:26: Genau jetzt haben wir ja schon ganz schön viel Input geliefert, jetzt fassen wir erstmal kurz zusammen wo wird denn jetzt eigentlich stehen?

00:11:30: Also wir haben einen Kümmerer.

00:11:32: Wir haben analysiert, was wir brauchen.

00:11:33: Wir haben über das Vergleichsportal die passende Mitglieder- und Buchhaltungssoftware gefunden und uns über Stifterhelfen mit günstigen Lizenzen für eine Cloud eingedeckt.

00:11:42: Schon ganz schön viel finde ich!

00:11:44: Schritt fünf ist nun tatsächlich die Einführung und die Kommunikation.

00:11:48: Und hier laut unser wichtigster Tipp geht nach der KISS-Regel vor Also nicht mit den Küssen zu tun sondern keep it stupid simple Führt immer nur ein Tool nach einem anderen ein

00:12:01: Genau, also im Prinzip nicht verzetteln.

00:12:03: Es geht nämlich darum wenn du den Leuten im Verein an einem Tag mit einer App am nächsten mit einer Cloud-System und dann beim nächsten Mal eine Buchhaltungssoftware hinterherwirft, dann irgendwann sind alle überfordert und am Ende nutzt das auch niemand weil so eine Einführung braucht auch immer eine gewisse Zeit bis sie Gewöhnungen hat.

00:12:21: Die Einführungen kostet nämlich die Zeit und Ehrenamtliche haben meistens keine.

00:12:27: Das heißt vergiss den Faktor Mensch nicht, denk immer dran Veränderungsprozesse und das ist so eine Einführung von der neuen Software zum Beispiel, rufen auch Ängste hervor.

00:12:36: Weil wir kennen diesen berühmten Satz, das haben wir schon immer so gemacht wird eben aufgebrochen.

00:12:42: Und dieser Satz diese Routinen die sind eben oft ein gewisser Selbstschutz.

00:12:47: Das heißt manchmal um es besser zu machen muss erst mal schlechter werden heisst also ich muss erstmal investieren meine Routine durchbrechen Um dann später vielleicht einfach besser zu arbeiten.

00:12:58: Heißt also auch, du musst den Vereinsmitgliedern und auch den Ehrenamtlichen die Angst nehmen.

00:13:03: Hört euch trotzdem gerne die Bedenken an.

00:13:06: Zeigt ihnen die Vorteile auf, nehmt sie mitbringt das es eine gewisse Akzeptanz mit sich bringt weil das hat eben auch Möglichkeiten diese hier öffnen.

00:13:15: Also wir bleiben mal bei dem Cloudbasierten.

00:13:17: statt dass ihr immer in eure Geschäftsstelle müsst weil ihr irgendwo einen Raum habt wo dieser Rechner steht könnt ihr Orts und Zeitunabhängig einfach von der heimischen Couch ausarbeiten, euch quasi die Anträge, die einarbeitet müsst mit nach Hause nehmen oder habt sie eben sogar durchdigitalisiert und habt gar kein Papierkram mehr.

00:13:34: Das sind so Visionen, die ihr aufzeigt und dann geht es eben darum okay was können wir jetzt für dich konkret tun damit du dich da wohl fühlst und arbeiten kannst?

00:13:43: Eben den Faktor Mensch nicht vergessen!

00:13:46: Ja jetzt sagst du oh jetzt reden dir schon fünfzehn Minuten hier an dieser Folge und das haben wir doch alle schon ja.

00:13:53: Trotzdem müssen wir sagen, weil das ist das Fundament.

00:13:56: Und dieses Fundament sollte erst mal in jeden Verein stehen bevor man sich um andere Dinge kümmert.

00:14:01: und genau zu diesen anderen Dingen kommen wir jetzt nämlich zum Schritt sechs.

00:14:04: die haben es mal genannt Ergänzendprozesse.

00:14:07: ein riesiges Thema ist das Projekt-und Aufgabenmanagement an der Stelle.

00:14:11: hier haben wir z.B.

00:14:12: mal Tourismfohlen wie Trello oder Concept Board.

00:14:16: Trello funktioniert zum Beispiel wie eine digitale Pinwand mit Klebezette nach dem Prinzip, z.B.

00:14:20: unerledigt in Arbeit abgeschlossen hat.

00:14:22: Man kann sich ein bisschen strukturieren bzw auch den ganzen Verein strukturiert.

00:14:26: Das ist für die Vorstandsarbeit zum Beispiel genial weil jeder sieht sofort wer gerade den Trainer sucht, wer ja die Halle bucht und wo es so hakt.

00:14:34: Es gibt keine Parallelstrukturen, es gibt kein stelliges Nachfragen in der Vorstandspurzeitgruppe sondern ganz klar in einem Ort geregelt.

00:14:40: Eine Art Trello.

00:14:41: übrigens ist auch der Microsoft Plan Die ist ja schon eurer Microsoft-Modelle, die ihr bei stifterhelfen abwurpen habt.

00:14:50: Also wenn ihr eine Alternative sucht und das einfach mal testen wollt für euch empfängt, kann ich euch das auch nur wärmstens empfehlen.

00:14:56: Genau!

00:14:57: Wenn noch ein Schritt weitergehen möchte um wirklich massiv administrative Zeit zu sparen der beschäftigt sich mit dem Thema KI künstliche Intelligenz also sowas wie Sprachmodelle GPD, Claude Gemini da fällt dir bestimmt noch was ein.

00:15:11: Das ist aktuell nämlich ein echter Game Changer für zum Beispiel eine E-Mail Kommunikation im Verein, weil wenn ständig Anfragen reinkommen wie wann es eigentlich Probetraining was kann ich eigentlich machen?

00:15:21: Was kostet der Beitrag und wo ist eigentlich die Halle.

00:15:24: Dann könnt ihr diese Standardinformationen einmalig sammeln über die KI übergeben und entweder beantworten die KI dann möglicherweise diese Emails oder ihr baut daraus eine schöne FAQ-Sektion für eure Webseite.

00:15:36: Heißt aber auch da, weil eben KI wahrscheinlich für dich noch nicht ganz so natürliche Sprache ist, musst du erstmal was investieren um langfristig zu sparen?

00:15:46: Genau das könnte man zusammenfassen mit dem richtigen Prompt.

00:15:49: einfach also es gibt ja Promptes ja nichts anderes als die Eingabeanweisung in die KI.

00:15:53: viele werden das wahrscheinlich auch schon mal privat genutzt haben für alle möglichen Sachen.

00:15:56: Das heißt ihr könnt euch die Antworten einfach aus diesem Prompt heraus vorformulieren lassen.

00:16:01: Denkt dabei an die Grundstruktur eines Prompts.

00:16:03: Das haben wir auch mal aufgezeigt, also es muss ganz klar sein welche Rolle soll quasi KI übernehmen?

00:16:08: Also wie soll sie antworten?

00:16:10: Welche Aufgabe soll sie erledigen und was ist das Ausgabeformat zum Beispiel im Form einer E-Mail?

00:16:15: Also sagt der KI

00:16:16: z.B.,

00:16:17: falls ich mir ein freundlicher Vereinsverantwort hier gebe, dann gebe die Aufgabe eine E-mail auf Basis eurer Drehensteits zu beantworten definiere das Format etwa wie freundlich formuliert und so soll es nach duvom Antworten.

00:16:29: In Sekunden habt ihr eine perfekte, fehlerfreie Antwort.

00:16:31: Die müsst ihr dann nur noch raus schicken und das spart halt jeden Vorstand oder auch den Personen die dem Vorstand erschützen einfach wirklich wertvolle Zeit mit, sag ich mal allgemeiner Administrationen, die wichtig ist um die Mitglieder oder potenzielle Mitgliedern glücklich zu machen aber die euch am Ende nicht weiterbringt.

00:16:47: und wir reden ja auch viel davon dass wir für einen weiterentwickeln wollen und da ist das sicher ein Punkt wo man auch zeit gutmachen kann.

00:16:53: Genau, jetzt kommt aber nochmal der erhobene Finger.

00:16:55: Achtung beim Thema KI und Cloud Software allgemein passt natürlich immer auf den Datenschutz auf... ...auf all das was ihr dort eingebt.

00:17:03: Das heißt füttert keine sensiblen personenbezogene Mitgliedsdaten zum Beispiel in diese amerikanischen KI-Modelle da diese Daten eben zum Training der Modelle genutzt werden Und das macht man eben nicht.

00:17:15: Ja ist absolut wichtig uns korrekt und manchmal vergisst mir das weil es dann vielleicht auch irgendwann intuitiv wird.

00:17:18: Aber persönliche Daten haben da definitiv zu suchen, nicht dass irgendeiner mal diese ausgespuckt bekommt.

00:17:25: an einer anderen Stelle wenn er einen guten Prompt schreibt oder auch ein schlechten Prompt Schreibt wird so in die Daten bekommen.

00:17:30: Genau und damit kommen wir dann auch zum letzten und auch mehr aus meiner Sicht ja sehr unterschätzt.

00:17:35: mit Schritt sieben Die digitale Prozessdokumentationen oder wie nennen das auch gerne Vereinswiki?

00:17:43: Wenn ihr jetzt all diese Sachen beherzigt habt Und eine neue tolle digitalisierte Ja, Welt bei euch im Verein schaffen wird.

00:17:51: Also quasi Digitale Prozesse habt, Software Tools eingeführt habt... ...ja dann müsst ihr vielleicht auch mal darüber nachdenken wie ihr festhalten könnt wie die Dinge eigentlich funktionieren weil vielleicht seid ihr ja nicht immer da oder wird auch mal Olaf haben Denn nichts ist schlimmer als das zum Beispiel euer Digitalisierungskümer.

00:18:07: also wir erinnern uns der geschritt ganz am Anfang Da sagt einfach auch um vorein ich ziehe oben mich habe keine Lust mehr.

00:18:12: Nach zwei Jahren ist es weg und das gesamte Wissen mit ihm geht durch die Tür.

00:18:16: Und ihr steht da vor euren schönen digitalen Prozessen, die ihr nicht mehr bedient könnt.

00:18:22: Und damit wird das Vereinsviki so ein bisschen das zentrale Gedächtnis des Vereins.

00:18:26: und wenn es genau so einsetzt und die Dinge festhalte, die für euch wichtig sind dann kann es eben nutzen heißt aber auch Es muss irgendwie digital im besten Fall an einem zentralen Ort und zeitgleich bearbeitbar für alle Berechtigungen zugänglich sein und abliegen.

00:18:43: Ein ausgelugter Ordner im Vereinsheim erfüllt diesen Zweck vermutlich nicht mehr und passt nicht mehr in die Zeit.

00:18:50: Weil alle, die das lesen wollen kommen dann möglicherweise gar nicht ran!

00:18:54: Heißt also auch hierfür empfehlen wir dann eher digitale Programme zum Beispiel Microsoft OneNote, was ohnehin auch in dieser Microsoft Office-Paket dabei ist.

00:19:04: Welches ihr euch ja überschiff der Helfen schon besorgt habt oder ihr könnt auch andere Dinge nutzen.

00:19:10: Zum Beispiel Google bietet da auch ganz viele Möglichkeiten an Notebook und LMs zum Beispiel.

00:19:14: so ein Programm

00:19:16: Genau, Notebook RM ist dann quasi die Kombination aus KI und der Dokumentation.

00:19:20: Das ist vielleicht sogar mal eine eigene Podcastfolge um einmal wert wie man das aufbauen kann.

00:19:23: ich nehme wir mal gleich in den Nutizen auf.

00:19:25: aber wir gehen jetzt erstmal zum altertümlichen Video erst mal zurück.

00:19:28: Altertümlich ist auch schön so alt ist es auch nicht

00:19:32: Ja, aber man hat auch gesehen dass zwischen diesen Folgen von dem Wiki die sind ja jetzt glaube ich drei Jahre alt und dem jetzt doch schon noch ganz schön was passiert ist also.

00:19:40: Aber wie gesagt wir wollen ja erstmal jetzt ein bisschen... Wir sind ja in der höheren Ebene angekommen, wir wollen es nur nicht zu scharf machen und das heben uns dann für eine separate Folge aus.

00:19:51: Also wie gesagt das normale Wiki, ich nenne es mal normales Wiki, ihr schreibt einfach digital da rein, wie funktioniert jetzt eigentlich?

00:19:58: Damit wieder eintritt in ein neues Programm, wo liegen die Sponsorenverträge ab.

00:20:02: Wer hat die Zugriffsrechte?

00:20:04: Wie sind sie geregelt?

00:20:06: Das sind so Informationen, die könnt ihr rauf schreiben.

00:20:07: Ihr könnt ja auch gerne diktieren wenn ihr das nicht schreiben wollt.

00:20:10: Auch Diktierfunktionen sind ja inzwischen deutlich besser als noch vor ein paar Jahren.

00:20:15: Was nur wichtig ist es muss natürlich auch hier jemand den Hut auf haben Wenn es um das Thema Wiki geht weil wenn alle quasi irgendwie Trinumen arbeiten und keiner weiß welcher Stil und was ist jetzt wichtig was nicht dann sollte dass jemand sagen können, der Person.

00:20:29: Das heißt es gibt am besten sowas wie einen Wikibetreuer.

00:20:33: Der muss zwar nicht alle selbst schreiben aber er halt achtet darauf das Abteilungslärde ihre Prozesse erstmal ordentlich dokumentiert haben also dass die Informationen überhaupt da sind und auch die Art.

00:20:41: Und wenn ihr das konsequent dann nebt Dann wird die Übergabe von Ämtern an neue ehrenamtliche sich drastisch vereinfachen und du wirst sehen dass es ja Kopfschmerzen die ihr früher gar nicht mehr so gibt weil sie können sich einfach einnäßen anstatt jetzt vor allem Berg von unschuldt, um ihnen E-Mails zu sitzen und so sagen.

00:20:58: Ich leite das mal weiter, ich leite dass mal

00:21:00: weiter.".

00:21:00: Und da kommt noch was.

00:21:01: Und ich sage dir nachher noch etwas dazu.

00:21:03: Am Ende platzt der Kopf dann oder?

00:21:05: Wie siehst du das Pascal?

00:21:07: Auf jeden Fall!

00:21:08: Und damit lässt sich ein bisschen zusammenfassend sagen... ...eine erfolgreiche Digitalisierung ist kein Sprint sondern eher einen Marathon.

00:21:15: Das heißt es gelingt nicht durch blinden Aktionismus und volle Kanne loslegen Sondern ihr müsst schon ein bisschen strategischer an die Sache herangehen.

00:21:25: heißt also macht euch vorher Gedanken, was braucht ihr eigentlich?

00:21:29: Was sind eure Musskriterien.

00:21:30: Was sind euren Kann-Kriterien?

00:21:33: Findet ein Verantwortlichen oder eine verantwortliche den Hut aufsetzt, sucht am Ende über das LSB Vergleichsportal möglicherweise eine moderne Vereinssoftware für Verwaltung und Buchhaltung.

00:21:42: wenn ihr ihn noch nicht habt Holt euch dann günstige Lizenzen gerne über.

00:21:46: Stifter helfen für die Programme Schritt-für-Schritt ein, sprecht mit den Menschen.

00:21:50: Dokumentiert euer Wissen in einem zentralen digitalen Vereins Wiki.

00:21:54: und beim Thema wiki denkt ihr hoffentlich nicht an dem Wikinger sondern eben an das Thema hier.

00:22:00: Und wenn das alles läuft dann könnt ihr mit Ehrenamt und KI noch weiter zusammenarbeiten.

00:22:07: Wenn ihr dann Tools wie Trello oder so irgendwann mal nutzt weil ihr schon weit seid Dann könnt ihr euch eben massiv entlasten.

00:22:13: Das schafft dann wiederum freie Räume für das, worum es wirklich geht.

00:22:16: Nämlich den Sport und die Gemeinschaft!

00:22:18: Und Martin hat gerade vom Wikibetreuer gesprochen... ...und in meinem Kopf hat sich sofort eine Halwa ergeben.

00:22:24: Von daher, das war so ein bisschen meine Analogie aber da sind wir ja eigentlich gar nicht.

00:22:29: Sondern es geht darum, Wikipedia, die Antiklopidie des Vereins quasi aufzubauen.

00:22:34: Ja, ich merke schon.

00:22:35: Die Speaker-Fähigkeiten... Du möchtest gerne immer mit großen Bildern arbeiten.

00:22:39: Also der Pascal mal bei einem Vortrag erlebt hat, er weiß ja auch.

00:22:43: Der arbeitet sehr gerne mit Bildern und immer wenn ich jetzt Wiki lese werde ich an Wikigina denken.

00:22:47: Danke!

00:22:48: Auf jeden Fall danke auch für die Zusammenfassung natürlich an der Stelle.

00:22:51: Wir hoffen mir jetzt das erstmal diese Schritt für Schrittanleitung vielleicht ein bisschen neu strukturiert auch mal ein bisschen mit dem Helikopterblick von oben drauf.

00:23:00: einen Farbplan an die Hand gegeben hat, wie du deinen Verein erfolgreich ins digitale Zeitalter führen kannst.

00:23:06: Und ganz ehrlich ich glaube es gibt selten eine Folge wo man nochmal so zusammen sortiert auch bekommen kann wie man eigentlich vorgehen kann und ich denke dass das für den ein oder anderen Vorstandskollegen schon wichtig ist.

00:23:20: Wir werden jetzt hier keine neuen Weisheiten natürlich aufgebracht haben.

00:23:23: Viele wissen das, aber diese Struktur hilft glaube ich vielen um auf dem gleichen Stand zu starten und die Reise auch gemeinsam beginnen zu können und so sagen wo wollen wir eigentlich hin?

00:23:32: Und was ist eine gute Roadmap?

00:23:35: Darüber hinaus sind wir natürlich auch diverse einzelne Themenbereiche heute besprochen wie man quasi noch mal detaillierter ran gehen kann in gewisse Bereiche, zum Beispiel wirklich gibt es eigene Folgen für ja und diese diversen Episoden.

00:23:48: die haben wir euch unten schon aufgeführt weil es halt relativ viele sind.

00:23:52: Also wenn du dich für einen Bereich nochmal näher interessiert saßst naja da fühle ich mich noch sicher dann hör gerne mal an der Stelle rein.

00:23:59: Und wenn dir dieser Podcast gefallen hat, dann lass uns gerne auch eine gute Bewertung in deiner Podcast-App da.

00:24:05: Das kostet dich nur ein paar Sekunden!

00:24:08: Du weißt die Erstellung dieser Episode kostet uns ein bisschen länger.

00:24:11: Hilft uns aber enorm, wenn du uns unterstützt weil wir einfach dann sichtbarer werden und noch mehr Ehrenamtliche da draußen erreichen unterstützen können.

00:24:20: In dem Sinne wünschen wir Dir ja schon mal viel Erfolg bei der Digitalisierung Deines Vereins und wir verbleiben wie immer mit unserem Claim Bleib engagiert und bis zum nächsten Mal!