00:00:00: Habt ihr in eurem Verein auch ständig gute Ideen, aber irgendwie passiert am Ende doch zu wenig.

00:00:06: Die neue Webseite ein besserer Einstieg für Neue Engagierte, ein neues Spottangebot eine andere Aufgabenverteilung die euch schon immer mal vorgenommen habt oder auch ne Veranstaltung über die seit Jahren sprecht.

00:00:20: und trotzdem bleibt eben vieles liegen Nicht weil euch euer Verein egal ist und meistens auch nicht, weil niemand motiviert wäre.

00:00:29: Sondern weil viele Vereine eben kein Ideenproblem haben sondern ein Umsetzungsproblem.

00:00:35: Und damit herzlich willkommen zu einer neuen Episode im vereintrottigen Podcast!

00:00:39: Schön dass du wieder mit dabei bist und wenn du diesen Podcast noch nicht abonniert hast dann mach das gerne direkt bei deinem Podcast Player oder deiner Podcast App Und wenn dir gefällt, was wir hier machen dann freuen wir uns natürlich auch über eine gute Bewertung.

00:00:52: Das hilft uns nämlich sichtbarer zu werden und sorgt dafür dass noch mehr Menschen im Verein diese Themen auf dem Schirm haben!

00:01:00: Die Episode heute ist in der Art Zusammenfassung aus dem was wir häufiger im Podcast erzählen.

00:01:05: Wir versuchen die Amantienstellen auch immer wieder einen kleinen Hinweis zu geben auf welche älteren Episoden wir uns da beziehen.

00:01:11: Und wenn du tiefer eintauchen möchtest, dann kannst du dir gerne diese im Nachgang nochmal anhören und mehr erfahren.

00:01:18: Alle Referenzen findest Du auch in den Show Notes.

00:01:20: ganz komfortabel unser Service für Dich!

00:01:24: Heute sprechen wieder rüber warum Projekte im Verein so oft im Tagesgeschäft untergehen, warum klassische Ehrenamtstruktur manchmal eher bremsen als helfen und wie ihr endlich vom Reden ins Handeln kommt.

00:01:36: Denn wenn Vereine sich weiterentwickeln wollen, dann reicht es nicht nur den laufenden Betrieb irgendwie am Leben zu erhalten.

00:01:41: Dann müsst ihr zwischendurch auch mal am Verein arbeiten und nicht nur im Verein!

00:01:46: Genau das haben wir in Folge zweiundneunzig schon einmal betont – und das ist heute auch so ein bisschen der Kern dieser Episode.

00:01:52: Wir schauen heute ganz schnell und kompakt auf acht Dinge die du beachten solltest, wenn ihr euer Projektmanagement auf ein neues Level heben wollt.

00:02:00: Und die Nummer eins ist Das Tagesgeschäft ist der eigentliche Projekt Killer.

00:02:05: Das größte Problem in vielen Vereinen ist nicht fehlende Motivation, sondern fehlender Zeit.

00:02:11: Trainings-, Hallenzeiten-, Veranstaltungen-E-Mails, noch mehr Verwaltung, Gespräche mit Eltern, Zuschüsse organisieren – allgemein alles organisieren!

00:02:20: Das Tagesgeschäft ist laut konkret und immer dringlich.

00:02:24: Strategie ist dagegen eher selten dringlig aber fast immer wichtig.

00:02:31: Genau deshalb wird sie leider auch so oft verschoben.

00:02:35: Dann heißt es eben nicht, das machen wir nicht sondern man müsste mal und dieses Mann Müsste Mal zieht sich dann monatelang oder ploppt bei jeder Sitzung in einem Jahr wieder auf wenn es um dieses Thema geht.

00:02:51: Deshalb ist der erste entscheidende Punkt Wenn ihr Projekte wirklich voranbringen wollt, dann müsst ihr ihnen bewusst Zeit geben.

00:03:01: Nicht am Ende eine langen Vorstandssitzung, wenn alle schon müde sind.

00:03:04: Sondern einen eigenen von mir aus gerne kurzen Termin in denen es explizit nicht um das operative Tagesschäft geht sondern genau um das was ihr machen wollt und so schafft ihr überhaupt erst den Raum in dem Weiterentwicklung möglich wird.

00:03:21: die Themen sind dann zumindestens schon mal auf der Agenda.

00:03:26: Ja das bringt uns zum zweiten Punkt.

00:03:28: Projektmanagement beginnt mit Gesprächen, nicht Methods.

00:03:31: Also bevor ihr über jetzt coole neue Methoden nachdenken, fancy Planner vielleicht irgendwo in der Pipeline habt oder über Boards und neue Software anschaffen und nachdenkt kommt etwas viel banaleres wo die meisten gar nicht daran denken.

00:03:44: Reden!

00:03:45: Miteinander ganz wichtig also.

00:03:47: wenn du im Verein etwas anstoßen willst dann musst du zuerst rausfinden sehen denn andere Personen eigentlich genau den selben Handlungsbedarf wie ich?

00:03:55: Oder nervt sie das Thema genauso stark wie mich selber oder akzeptieren sie es vielleicht auch.

00:04:00: Oder ja, bist du halt wirklich alleine mit diesem Thema und die anderen interessiert's eigentlich gar nicht?

00:04:05: Das sind schon mal entscheidende Fragen, die sollte man vorher herausfinden!

00:04:09: Wir haben grundsätzlich schon in unserem ersten Episode immer gesagt, sprich mit anderen über dein Vorhaben Nicht nur um die Zustimmung zu deiner Idee zu bekommen, sondern auch um überhaupt eine positive Grundstimmung erstmal für die Veränderung, die sich daraus ergibt.

00:04:22: Zu erzeugen!

00:04:23: Denn ein Projekt wirkt schnell wie mehr Zusatzarbeit neben dem Tagesgeschäftheit wenn man sieht wie viel es ist.

00:04:31: aber vor allem wenn man nicht den Sinn dahinter versteht und das ist ja Punkt an der Stelle musst du halt ansetzen.

00:04:37: Du brauchst Verstärkung um sowas immer dann umzusetzen.

00:04:41: Oft sitzen ja die spannendsten Mitschreiter gar nicht im Vorstand.

00:04:44: Manchmal sind das auch Eltern, passive Mitglieder oder auch Leute, die sich nie ein Amt wählen lassen würden aber durchaus Lust haben auf ein klares zeitlich begrenztes Projekt und gegebenenfalls sogar das Wissen mitbringen was du brauchst um weiter voranzukommen.

00:04:58: Punkt Nummer drei Die klassischen Ehrenämter bei dir im Verein passen oft schlecht zu moderner Projektarbeit.

00:05:06: Und damit sind wir beim Punkt den viele Vereine lange verdrängen.

00:05:11: Nicht jede Aufgabe muss in ein klassisches Ehrenamt gepresst werden.

00:05:17: Wir haben im Episode Hundertdreißig ausführlich darüber gesprochen, dass starre Ämter für viele Menschen einfach unattraktiv geworden sind – nicht weil sie sich nicht mehr engagieren wollen sondern weil sie flexibler, projektbezogener oder auch zeitlich überschaubarer mitarbeiten möchten.

00:05:33: Das heißt jetzt nicht das ihr alle Ämte abschaffen sollt!

00:05:36: Mein Lieblingsspruch bei Workshops ist dann immer der Kassenwart is kein Projekt.

00:05:41: Aber ihr solltet euch eben ehrlich fragen, welche Rollen sind wirklich notwendig?

00:05:46: Welche Aufgaben sind eigentlich historisch gewachsen aber heute möglicherweise unpraktisch.

00:05:52: Welche Arbeit könnte auch in einem Projektteam laufen statt an einem Amt?

00:05:57: und welcher?

00:05:58: Einzelpersonen tragen eigentlich gerade zu viel Last weil manchmal kommt aus der Historie jemand der schlecht nein sagen kann zu ganz vielen Aufgaben und schafft es eben nicht davon wegzukommen.

00:06:12: Und genau da beginnt dann modernes Projektmanagement im Verein, nicht bei der Frage wie organisieren wir die Aufgaben sondern bei der frage Wie ermöglichen wir überhaupt die Mitarbeit?

00:06:23: Also wie wollen wir zusammenarbeiten?

00:06:26: denn wenn jemand erst mal für zwei Jahre in ein Amt gewählt werden muss nur um mal reinzuschnuppern Dann ist die Einstiegshürde einfach zu hoch.

00:06:35: Und am Ende müsst ihr euch nicht wundern, wenn niemand den Posten machen möchte.

00:06:39: Denn Zeitbudget von fünfzehn Stunden die Woche bedeutet Wenn ihr euch also clever strukturiert dann entlastet ihr dem Menschen die jetzt schon zu viel machen und schafft Möglichkeiten für neues Engagement.

00:06:51: Ja damit gehen wir über zu dem vierten Punkt.

00:06:53: kleine Schritte sind im Verein oft klüger als große Pläne Grundsätzlich im Verein.

00:07:00: Fehler den jeder kennt, den man vielleicht auch aus dem Privatleben kennt aber auch aus Unternehmen.

00:07:04: Man denkt sofort zu groß!

00:07:07: Stellt ihr hier vor neue Webseite die sieht nicht mehr so gut aus?

00:07:10: Ja wenn ihr die neu macht dann bitte komplett professionell und ich möchte genau das, dass und das da drin haben.

00:07:15: Neue Software Ja, ich möchte gerne diese Software aber die soll auch das Problem lösen.

00:07:19: und dieses neues Angebot dann bitte sofort mit Konzept Werbung.

00:07:23: wir brauchen Personal langfristige Strategie.

00:07:25: Und wie soll überhaupt die Ideen fünf Jahren aussehen?

00:07:27: Wo wollen wir es hin entwickeln?

00:07:29: ja und da brauchen wir eine neue Halle und weiß nicht was noch kommt Klingt im ersten Moment vielleicht ein bisschen vernünftig wenn sie auch wenn ich jetzt vielleicht übertrieben habe Führt aber oft dazu dass einfach folgendes passiert nämlich gar nichts.

00:07:42: Wir sagen deshalb auch schon immer wieder im podcast macht kleine Schritte.

00:07:47: Nicht wir digitisieren jetzt den ganzen Verein, sondern wir schauen uns mal nächste Woche drei Anbieter an um das Problem zu lösen.

00:07:54: Nicht wir reformieren unsere Ehrenabend, sondern Wir prüfen erstmal welche Aufgaben wir aus einem Amt denn herauslösen können und woanders hinlegen können zum Beispiel in die Projekt orientierte Variante.

00:08:05: nicht wir planen alles perfekt Sondern wie fangen wir denn jetzt sinnvoll mit dem ersten Schritt überhaupt an?

00:08:12: Ihr werdet sehen, wenn ihr das so macht.

00:08:14: Das bringt euch schneller zu kleiner Folgen.

00:08:16: und diese kleinen Erfolge sind im Ehrenamt halt unglaublich wichtig weil sie erzeugen die Motivation die ihr braucht beziehungsweise die andere Person auch brauchen um dabei zu bleiben wäre also monatelang einem riesigen Projekt dass arbeitet ohne sichtbaren Fortschritt ja der verliert irgendwann die Energie.

00:08:29: das bedeutet jetzt nicht dass ihr keine Vision haben könnt und schon die fünf nächsten Dinge im kopf jetzt jonglieren könnt wenn ihr es wollt aber Die kleine Schritte nacheinander abgeschlossen bringe euch am Ende weiter, als diese Projekte die unendlich erscheinen und die dann nie beendet werden.

00:08:48: Daran schließe nämlich auch unser Punkt fünf an und zwar lieber testen anfangen und ausprobieren, als etwas gründlich zerreden!

00:08:57: Da schließt nämlich der Gedanke an den wir bei uns im Shorty ins Handeln kommen aufgegriffen haben weil viele Themen werden im Verein so lange diskutiert bis niemand mehr Lust drauf hat.

00:09:08: Dabei wären manche Dinge viel schneller geklärt, wenn man einfach mal macht und einfach mal testen und ausprobiert.

00:09:14: Natürlich nicht alles das ist auch ganz klar.

00:09:16: also eine neue Mitglieder Software setzt du nicht mehr eben so spontan von heute auf morgen um.

00:09:21: ein Test ist sich irgendwie durch.

00:09:23: aber viele kleine Themen im Verein lassen sich ausprobieren.

00:09:27: neues Format neuer Ablauf einfach mal ausprobierend Wenn es schlechter ist ändern vielleicht eine andere Aufgabenverteilung Einfach Mal testen.

00:09:35: wie ist das wenn jemand anders das macht?

00:09:37: vielleicht auch eine Kommunikationsveränderung oder auch ein Pilotprojekt draus machen.

00:09:42: Einfach mal ausprobieren und nach drei Monaten schauen, nach vier Wochen schauen keine Ahnung.

00:09:47: nach drei Sitzungen schauen.

00:09:48: was hat es uns gebracht besser schlechter oder gleich weil das nimmt Druck raus und bringt eben Bewegung rein.

00:09:57: verzettelt euch nicht dass ist auch ganz klar.

00:09:59: aber im Verein geht's nicht darum sofort die perfekte Lösung zu finden nachdem von Martin eben besteht mit fünf Jahresplan.

00:10:06: Es geht oft darum, überhaupt mal in Bewegung zu kommen und die Kleinschritte zu

00:10:10: machen.

00:10:11: Wenn ihr dann in die Umsetzung kommen wollt, dann habt ihr direkt das nächste Thema!

00:10:14: Denn das Thema Fokussierung kennen glaube ich viele aus dem Leben.

00:10:18: Die Fokusierung braucht wirklich Schutz denn wir leben in einer Welt wo wir ständig Unterbrechungen haben.

00:10:24: Wir haben E-Mails, wir müssen darauf sofort reagieren Nachrichten aufm Handy, WhatsApp es kommen Anrufe...es gibt Rückfragen von.

00:10:31: Es gibt immer neue kleine Baustellen, zum Beispiel in der Geschäftsstelle.

00:10:34: Wenn ihr dann abends nach eurem Arbeit vielleicht in die Geschäfts- stelle kommt noch drei Sachen zu machen.

00:10:39: es gibt auch die berühmten hundert-achtig Gradwendungen aufgrund von Prioritätsänderung zb im Präsidien ja alles für sich vielleicht auch berechtigt aber wenn man das zusammen nimmt ist es am Ende ein echter Fortschrittskiller und deswegen brauchen wir mehr Fokusphasen.

00:10:55: Ob ihr das jetzt über sogenanntes Time-Blocking löst, also zum Beispiel feste Strategietermine die euch in Kalender schreibt und die respektiert werden oder na klar definierte To Do Liste ist erst mal zweitrangig.

00:11:07: Entscheidend ist wenn ihr nur noch reagiert aber nie gestaltet dann wird aus Projektmanagement nur noch Schadensbegrenzung und das macht langfristig keinen Spaß unter dem Verein.

00:11:15: ich will nicht sagen in den Grunde oder an den Rand des Abgrunds führen aber auf jeden Fall wird es dann langfristiger halt irgendwann schwer.

00:11:24: deswegen Legt erst mal fest, woran ihr als nächstes arbeiten wollt.

00:11:28: Das ist euer wirklicher Fokus zum Beispiel für das nächste Quartal so als Zeitminifest gelegt.

00:11:33: Definiert konkrete kleine Etappen und Zwischenschritte.

00:11:35: Das bezieht sich auf was ich vor uns gesagt habe wer macht was bis wann?

00:11:39: also welcher Schritt muss erstmal erfüllt sein bevor wir wieder ans große ganze denken?

00:11:44: Und und dass es eigentlich wirklich das wichtigste schützt die zeit dafür auch wirklich nicht nebenbei nicht zwischen Tür und Ange nicht als Restposten auf der Agenda der Vorstandssitzung sowie Pascal das von gesagt hat sondern Bitte fokussiert euch auf das, was ihr da wirklich machen wollt.

00:11:59: Und glaubt mir ich spreche aus eigener Erfahrung!

00:12:01: Das ist wirklich die größte Herausforderung bei Projektarbeiten.

00:12:04: Meine Empfehlung ist deswegen wenn ihr euch wirklich fokusieren wollt dann macht es auch mal von zuhause also so ein bisschen Art Homeoffice im Ehrenamt oder macht nur die Abstimmung in Sitzung oder Gesprächen im Vereinsheim.

00:12:18: So dass nicht irgendwie zwischendurch sondern sagt wirklich orientiert euch wann wollte das besprechen?

00:12:24: Wann wird der Entscheidung getroffen Wenn ihr in einer kleinen Gruppe euch fokussieren wollt, dann prüft auch gegebenenfalls externe Möglichkeiten.

00:12:30: Vielleicht hat der ein Sponsor einen Konferenzraum am Wochenende mal freien kann er euch für drei vier Stunden zur Verfügung stellen und da könnt ihr wirklich mal alles durchdiskutieren was relevant ist und wo alle dann auch wirklich klar bei der Sache sind.

00:12:39: Keiner das Handy in der Hand hat oder noch fünf zwanzig E-Mails beizcheckt.

00:12:43: Und das führt uns zu Punkt Nummer sieben von unseren acht Punkten.

00:12:47: wenn ihr strukturiert arbeiten wollt dann denkt in kleinen Teams Weil wenn ihr eure Projekte besser organisieren wollt, dann kann euch eben der agile Gedanke helfen.

00:12:57: Wir haben in Folge zwei schon darüber gesprochen und die Scrum-Methode vorgestellt nicht weil für eine plötzlich WIT Unternehmen arbeiten sollen sondern weil ein paar Grundideen daraus sehr gut passen wie ihr euch organisieren könnt.

00:13:10: Und auch wenn die Episode mittlerweile schon fünf Jahre alt ist, dann passt das immer noch ganz gut.

00:13:15: Es geht darum, sich kleine Ziele für einen Zeitraum zu setzen.

00:13:19: Bei Scrums sind das die sogenannten Sprints, diese dann in Teams zu bearbeiten und am Ende vom Sprint zu überprüfen ob alles geklappt hat oder was man beim nächsten Mal anders machen möchte.

00:13:30: Und damit passt man seine Arbeit eben direkt an die Realität an und arbeitet als Team gemeinschaftlich an einem Ziel.

00:13:37: Das heißt also auch hier steht ein Teamgedanke an erster Stelle Und das finde ich für Vereine besonders sinnvoll, weil es eben nicht auf Kontrolle setzt sondern auch Vertrauen.

00:13:47: Auf Eigenverantwortung und Kommunikation.

00:13:50: Auf Teamarbeit also!

00:13:53: Das ist sowieso das was im Ehrenamt viel besser funktioniert.

00:13:57: Also dieses wir wollen etwas gemeinsam lösen als dieses Delegieren nach dem Motto Naja dafür ist der Pressewart jetzt zuständig und mal gucken was er daraus macht.

00:14:08: Ja dann gibt's noch diesen Punkt Perfektion ist im ehrenamt oft überschätzt.

00:14:14: Und das ist eigentlich zum Schluss auch eine ganz wichtige Gedanke, viele Projekte scheitern nicht am Aufwand sondern auch ein bisschen an diese Angst dass es nicht perfekt sein könnte für andere dritte Personen.

00:14:24: dabei ist so ein ehrlicher unperfekter Fortschritt oft einfach viel wertvoller als jahrelanges aufschieben.

00:14:31: wenn ihr eure neue Website und nicht perfekt bauen könnt dann ist das halt so.

00:14:35: aber sie ist halt endlich da, das ist ein Forts Schritt.

00:14:38: man kann das auch zb auf ein Mikrosystem beziehen.

00:14:41: ihr wollt mal aufräumen, ja sicherlich wird auch mal Mitglied vielleicht entsorgt oder aus der Kartei geschmissen was gar nicht raus sollte.

00:14:47: Oder vielleicht geht da irgendwann schief bei der Umstellung von Daten.

00:14:50: aber für neun neunzig Prozent der Mitglieder passt es dann halt und die haben vielleicht deutlich bessere wie sagt man neu Deutsch immer Experience quasi in ihrem Nutzer erleben bezüglich eures Vereins.

00:15:04: Und wenn euer neues Format erstmal klein startet dann ist das okay.

00:15:09: Das ist ja schon ein Fortschritt, wenn eure neue Aufgabenverteilung noch nicht so rund läuft... ...dann ist es halt auch mal so.

00:15:14: aber es gibt eine Person die entlastet euch und das ist auch schon wieder ein Fordschritt.

00:15:18: Projektmanagement im Verein heißt schließlich nicht dass alles fehlerfrei passiert.. ..und fehlerfreie zu planen is A. ihr seid teilweise ich alle das weiß ich amateure in gewissen Bereichen Aber ihr müsst immer sehen wie das ein Unternehmen abläuft.

00:15:32: Ihr glaubt gar nicht wie viele Fehler da auch passieren in ganz normalem bei Studierten BWL und Leuten, die das seit Jahrzehnten machen.

00:15:38: Da gibt's zu viel was da schieflaufen kann.

00:15:39: Das kann man sich nicht vorstellen!

00:15:41: D. h., es heißt den Menschen, die etwas umsetzen wollen lasst ihnen einfach mal die Zeit, lass denen mal die Ruhe, gebt ihnen Ideen, lass sie ihre Ideen ausleben.

00:15:50: Die werden schon lernen, sich selber weiterentwickeln Und daraus wird sich dann Bewegung im Verein ergeben und eurem Verein voranbringen.

00:16:00: Wir lassen uns mal kurz sacken und fastens vielleicht nochmal ganz kurz zusammen.

00:16:03: Also Vereine haben oft genug Ideen aber zu wenig echte Umsetzungsräume.

00:16:09: Das Tagesgeschäft frisst die Zeit, den Fokus und Energie.

00:16:13: D.h.,

00:16:14: gutes Projektmanagement braucht deswegen keine komplizierten Tools sondern Gespräche, Klarheit und bewusst frei geräumte Zeiten.

00:16:23: Außerdem lohnt sich eben der kritische Blick auf die eigene Struktur weil nicht jede Aufgabe muss in einem Ehrenamt hängen.

00:16:30: Projektorientiertes Engagement kann als Einstiegshürde genutzt werden und eben diese Einstiegshürde deutlich senken.

00:16:37: Und dann gilt lieber Kleinen anfangen, Testen nachjustieren und Fortschritte sichtbar machen.

00:16:44: das alles statt monatelang über die perfekte Lösen zu diskutieren weil am Ende passiert dann meistens gar nichts!

00:16:54: Und wenn du jemanden im Verein hast, der ständig sagt ja man müsste mal.

00:17:06: Dann schickt dieser Person gerne direkt diese Episode weiter.

00:17:09: vielleicht ergibt sich ja daraus schon ein erstes kleines Projekt und damit verabschieden wir uns für heute wünschen dir noch eine angenehme Restwoche und sagen bleib engagiert und bis zum nächsten Mal.